Poslovni sekretar

poslovni sekretar

Edukativni centar NIKA organizuje obuku za poslovnog sekretara, kao jedno od najzastupljenijih zanimanja.

Poslovni sekretar kroz komunikaciju sa poslovnim saradnicima i klijenatima kod njih gradi mišljenje i utisak o cijelom preduzeću. Upravo zbog toga on ima veliki značaj na uspješnost poslovanja.

Prvi susret mnogih klijenata sa nekim preduzećem odvija se baš preko poslovnog sekretara, te je od izuzetne važnosti da ta osoba, svojim stavom i vještinama, na pravi način predstavi svoje preduzeće. Poslovni sekretar/asisitent pruža maksimalnu podršku svom pretpostavljenom i olakšava njegov rad, ali istovremeno usavršava svoja administrativna znanja i razvija veštine u međuljudskim odnosima.

Koje poslove obavlja poslovni sekretar?

Poslovni sekretar, kao desna ruka svom nadređenom, obavlja sve administrativne poslove i upravo zbog toga on ima priliku da se zaposli u skoro svakoj oblasti. U okviru jednog preduzeća ili ustanove suština radnog mjesta poslovnog sekretara ogleda se u značajnim uštedama u vremenu i bržem obavljanju poslova.

Poslovni sekretar je osoba koja koordinira i obavlja kancelarijske poslove. U kompaniji može biti zaposlen jedan ili više sekretara u zavisnosti od potreba posla i veličine kompanije. U većim kompanijama svaki rukovodilac odijeljenja ima po jednog sekretara.

Konkretna ovlašćenja i odgovornosti sekretara razlikuju se od vrste preduzeća ili ustanove u kojoj rade, kao i od formalnih nadležnosti koje su određene unutrašnjim pravilnicima.

CILJ PROGRAMA:

Osposobiti kandidate za kvalitetno obavljanje osnovnih poslova sekretara kao što su:

  • Stvaranje i održavanje dobrih međuljudskih odnosa, kako interno sa zaposlenima u okviru preduzeća ili ustanove, tako i eksterno sa poslovnim saradnicima i klijentima
  • Pravovremeno prosleđivanje potrebnih informacija nadređenima, saradnicima ili klijentima
  • Rad sa poslovnim dokumentima (kreiranje i vođenje poslovne dokumentacije)
  • Usmena poslovna korespondencija (uspostavljanje poslovne komunikacije sa poslovnim partnerima, odgovaranje na lične ili telefonske upite)
  • Pismena poslovna korespondencija (pisanje poslovnih dopisa i pisama prema dobijenim uputstvima, primanje i slanje dnevne obične i e-mail pošte, te vođenje evidencije o navedenim aktivnostima, popunjavanje različitih formulara, obrazaca i slično)
  • Organizovanje poslovnih sastanaka (zakazivanje sastanaka te evidencija rasporeda, vremena i mjesta njihovog održavanja)
  • Prijem poslovnih klijenata (dočekivanje poslovnih partnera, zaposlenih, klijenata koji su došli kod rukovodilaca)
  • Poslovna upotreba računara i interneta

Program kursa:

UVOĐENJE:

Važnost i vještine poslovnog sekretara

  • pojam i važnost poslovnog sekretara kao zanimanja
  • područje rada i složenost zanimanja
  • preduzeće kao nosilac privređivanja i vrste preduzeća
  • pojašnjenje, smisao i značaj osnovnih osobina i vještina poslovnog sekretara: organizovanost, pedantnost, komunikativnost, analitičnost, sistematičnost, odgovornost, ažurnost, tačnost

Upoznavanje sa tehnikom samog posla i osnovnim zadacima pozicije

  • korišćenje tehnike koju radni zadaci zahtijevaju: aparat za kopiranje, prijem i slanje faxova, pravilno javljanje na telefon, prijem i slanje e-mailova…
  • doček poslovnih saradnika i gostiju
  • upravljanje kasom i odgovornost za povjereni novac i vrijednosti, odgovornosti za nabavku kancelarijske opreme i ostalih sredstava koji se troše na dnevnoj osnovi, rezervacija smještaja, putnih karata, avionskih karata i slično, osnovno upoznavanje sa zadacima koji se odnose na evidenciju dokumenata, organizovanje sastanaka…

POSLOVNA KOMUNIKACIJA I DOKUMENTACIJA:

Komunikacija na radnom mjestu

  • pojam i vrste komunikacije
  • vještine verbalne komunikacije
  • razvijanje svijesti o značaju pravilnog govora i pisanja, slušanja i čitanja
  • telefonska komunikacija i službeno predstavljanje
  • djelotvorna i nedjelotvorna komunikacija
  • primjeri i uzroci negativne komunikacije
  • kako poboljšati poslovnu komunikaciju
  • pismena komunikacija
  • ponašanje kada je riječ o „teškim” pozivima

Poslovne knjige

  • vrste poslovnih knjiga u kancelarijskom poslovanju
  • važnost pečata, žigova i štambilja
  • ovjeravanje službenih dokumenata

Priprema poslovne dokumentacije

  • forme tekstova, poslovnih pisama i dopisa
  • priprema i ispostavljanje predračuna i računa kupcima ili korisnicima usluga na osnovu njihovih narudžbi

Evidencija i arhiviranje

  • evidencija o dospjelim obavezama plaćanja troškova infrastrukture: grijanje, voda, struja, telefon, zakupnine
  • praktično tumačenje i popunjavanje poslovne dokumentacije (različiti obrasci)
  • nalog, faktura, prijemnica, otpremnica
  • arhiviranje

Osnovna knjiženja i kontrola poslovne dokumentacije

  • priprema dokumentacije za knjiženje i saradnja sa knjigovođama
  • vođenje knjige ulaznih faktura, knjige izlaznih faktura, knjige blagajne i protokola
  • uplata pazara, obrada putnih naloga, provjera trgovačkih knjiga

ORGANIZACIJA:

Organizacija vremena i prostora

  • Pravilno organizovanje radnog vremena (time managament)
  • Značaj planiranja u organizaciji rada
  • Radni prostor i okruženje (dostupnost, urednost i prijatna radna atmosfera)

Poslovni sastanak

  • Kontaktiranje i povezivanje poslovnih stranaka
  • Organizacija sastanaka
  • Vođenje zapisnika ili snimanje sastanaka i pregovora

DODATNA ZNANJA

Rad na računaru

  • značaj i uloga informacionih tehnologija u modernom društvu
  • primjena novih tehnologija u komunikaciji
  • program za unos i obradu teksta
  • brzina i tačnost prilikom pripreme teksta
  • rad sa tabelama
  • internet

TRAJANJE PROGRAMA:

Program traje ukupno 20 časova i realizuje se kroz 10 susreta po 2 časa, u terminima po dogovoru sa polaznicima.

Da li ste znali?

  • Poslovnog sekretara prije svega krase sistematičnost u radu i dobro upravljanje vremenom,
  • Organizovanost, strpljenje i upornost su osobine bez kojih se ne može zamisliti dobar poslovni sekretar,
  • Poželjno je da poslovni sekretar bude timski igrač i dobar komunikator,
  • Poslovni sekretar, bez obzira na obrazovanje i manire, mora posjedovati izrazitu intuiciju i okretnost za često munjevite reakcije.